Автоматизация кофейного бизнеса: что стоит цифровизировать в 2025 году

В условиях высокой конкуренции, недостатка персонала и того, что ожидания клиентов постоянно растут, автоматизация становится ключом к развитию и стабильности, пишет 24 Канал.

Читайте также Франшиза или собственный бренд: что выгоднее для кофейного бизнеса

Вместе с украинским производителем кофе Gemini разберем, какие процессы кофейного бизнеса стоит автоматизировать, чтобы повысить эффективность заведения, минимизировать человеческий фактор и обеспечить стабильный рост доходов. Каждое цифровое решение от POS-систем с CRM до умного оборудования работает на эффективность и репутацию бренда.

POS-системы с интеграцией CRM – автоматизация работы

Современная POS-система (Point of Sale) – это мощный цифровой инструмент, который позволяет удобно работать с клиентами. Благодаря режиму POS можно сократить время заказа и оплаты. Сейчас POS-система облегчает администрирование и экономит время для бариста и владельцев кофеен. Эта ключевая технология позволяет заведению стать успешным.

Благодаря кассовой системе можно легко обрабатывать платежи и транзакции, а клиенты имеют возможность оплатить заказ картой, мобильным телефоном или другим бесконтактным методом.

В случае, когда кофейня переполнена посетителями, благодаря цифровому инструменту можно делать заказ сразу за столиком. Таким образом меньшее количество персонала может обслужить большее количество гостей одновременно. Гости могут меньше времени ждать оформления заказа и его приготовления.

POS-система позволяет отслеживать самые популярные позиции и анализировать пиковые часы активности и периоды спада заказов. Для владельцев бизнеса – это мощный инструмент, который позволяет понимать, какие товары больше всего пользуются спросом.

Интеграция POS с CRM – управление системной работы, которое не только позволяет контролировать продажи, но и анализировать привычки клиентов в одном интерфейсе.

CRM – это программа для учета товаров и формирования бухгалтерских отчетов, контроля сотрудников, записи клиентов и тому подобное. Используя ее, можно автоматизировать продажи, управлять данными клиентов и другими бизнес-процессами.

С помощью CRM для ресторанов можно поздравить гостя с днем рождения, предложить ему бонус или рассказать о новинках в заведении. Программа помогает улучшить маркетинговую стратегию, а грамотная настройка – укрепить целевую аудиторию.

А вот современное приложение для официантов стало отличной заменой бумажным блокнотам, которое позволяет принять заказ быстро и точно. Оно дает возможность значительно сократить время на прием заказа и обеспечивает прирост оборота заведения более, чем на 10% в пиковое время.

Умное управление – закупки, остатки и персонал

Автоматизированное управление закупками и остатками (учитывая сезонность) помогает избежать перерасходов и держать бизнес под контролем во время ежедневных процессов, даже когда владельца нет на месте. В современном мире это является фундаментом стабильной работы кофейни.

Система учета автоматически отслеживает остатки и сообщает, когда время делать заказ, а запасы планировать в зависимости от сезонности и спроса. К примеру, летом понадобится больше льда, а вот зимой – молока и специй. Благодаря разумному управлению можно уменьшить списание и перерасход, потому что заказывать что-то "на глаз" больше не придется. Программа видит, сколько есть кофе, молока, сахара и предупреждает, когда что-то заканчивается.

Через специализированное программное обеспечение бизнесом можно управлять быстрее и без лишней бумажной работы. Инструменты позволяют даже управлять персоналом.

Конкретная программа формирует гибкие графики работы с учетом выходных и позволяет начислять зарплату. Такая автоматизация является достаточно удобной, поскольку позволяет избегать человеческих ошибок и удачно выстраивает внутреннюю структуру.

Данные в реальном времени – аналитика, дашборды и лояльность

Цифровые инструменты помогают владельцам кофейного бизнеса лучше понимать своего клиента и принимать быстрые решения. Аналитика, дашборды и системы лояльности улучшают обслуживание, удерживают клиентов и увеличивают прибыль. Далее расскажем, как это все работает.

• Аналитика в реальном времени

Специальные платформы (Google Data Studio, Power BI, дашборды в POS-системах) показывают, какие позиции являются самыми популярными и каков средний чек. Кроме того, система прослеживает время наибольшего потока клиентов и анализирует продажи с учетом времени суток или акций.

• Дашборды – контроль за процессами

Визуальные панели помогают следить за продажами по сменам, замечать "провальные" позиции в меню и даже контролировать эффективность персонала и видеть среднее время обслуживания. Индивидуальный экран мониторинга показателей позволяет отслеживать динамику в удобной форме в режиме online. Из основных плюсов – возможность видеть выручку по категориям, выручку по часам, общую выручку и количество чеков.

• Система лояльности

Автоматизированная программа лояльности собирает данные о предпочтениях гостей, присылает push-предложения или электронные письма со спецпредложениями. Кроме того, система поощряет повторные визиты через кэшбек или накопительные бонусы.

Новейшее оборудование и доставка

Современные технологии способны изменить повседневную работу кофеен – от приготовления напитка с помощью умной кофемашины до обработки заказов на доставку.

Новейшие кофемашины оснащены функцией автоматического сохранения рецептов напитков, что существенно облегчает работу бариста, обеспечивает стабильное качество и уменьшает количество ошибок.

Умное оборудование даже позволяет подключаться к облачным сервисам для мониторинга технического состояния и может сообщать о необходимости чистки или техобслуживания.

Сегодня кафе активно пользуются службами доставки – Glovo, Bolt Food, поэтому автоматизация процесса позволяет синхронизировать POS-систему с этими платформами, иметь единый интерфейс для обработки заказов и автоматически обновлять позиции в меню. Получение данных о популярности доставок и время приготовления заказа значительно снижает нагрузку на персонал и повышает лояльность клиентов.

Умная техника и цифровые сервисы помогают быстрее обслуживать даже в пиковые часы. Благодаря автоматизированным процессам обслуживание происходит значительно быстрее. Система уменьшает зависимость человеческого фактора, поэтому ошибки минимизируются, а на кухне или баре персонал четко видит очередность заказов. Новейшее оборудование делает бизнес более гибким, эффективным и более прибыльным.

Автоматизация процессов в 2025 году становится необходимостью для кофейного бизнеса. Благодаря цифровым решениям можно строить качественное взаимодействие с клиентами и обеспечивать бесперебойное функционирование в самые горячие часы. Инвестиция в современные технологии – это основа для роста и успеха кофейни.

Кофейная культура развивается семимильными шагами. Но какие бы новшества нас не ждали в автоматизации бизнеса, неизменным остается вкусный кофе. Компания Gemini уже 29 лет предлагает качественную продукцию и поставляет лучший кофе в десятки тысяч заведений по всей Украине, а благодаря удобному сайту с большим выбором, всего за несколько кликов можно заказать домой любой кофе.